Koning in Google Docs: 5 handige tips om een echte pro te worden

Google Docs

Applicaties die we dagelijks gebruiken updaten in razendsnel tempo. Niet gek dus dat nieuwe features je wel eens ontschieten. Bij Google Docs is dit niet anders. Als je niet regelmatig door het menu scrolt, mis je makkelijk tijdbesparende en handige functies.

Google Docs is gratis te gebruiken en daardoor een erg geliefde tool. De applicatie biedt veel functies aan die je op het eerste oog niet tegenkomt. Je kan dus veel meer dan alleen kopiëren en plakken.

Deze vijf functies van Google Docs kende je vast nog niet!

Om een koning te worden in Google Docs hoef je helemaal geen professional te zijn. Deze vijf tips vergen maar een klein aantal aanpassingen, die je documenten een stuk professioneler maken. Mocht je nog meer instructies willen, kijk dan op de Helpdesk van Google.

1. Mailen met Google Docs

Wist je dat je e-mails rechtstreeks uit Google Docs kunt versturen? Deze functie is vooral ideaal voor e-mails die je met anderen opstelt. Met bijkomend voordeel: Docs maakt een speciale verwijzing in het document aan. E-mailen via Docs doe je in een paar simpele stappen. Open eerst het document waar je het e-mailconcept wilt invoegen. Ga dan naar ‘invoegen’ en selecteer ‘bouwstenen’ in het popup-menu. Vul de ontvanger, CC en onderwerpregel in zoals je dat normaal gesproken zou doen. Vergeet niet de email zelf te schrijven. Ben je tevreden dan klik je op het Gmail-pictogram aan de linkerkant van het sjabloon. Er wordt nu een e-mail gemaakt, die je kunt terugvinden in de map ‘concepten’ in Gmail. Vanuit daar kun je de e-mail verzenden.

2. Maak binnen no-time een overzichtelijke aantekening

Als je vaak vergaderingen plant of eraan deelneemt, zal je deze functie enorm waarderen. In Google Docs kun je namelijk een sjabloon voor vergadernotities maken die rechtstreeks in het document te zien is. Let op: het werkt alleen als je gebruik maakt van een Google Agenda. Ook dit doe je onder de categorie ‘bouwstenen invoegen’, maar dit keer klik je op ‘notulen’. Selecteer in het venster dat verschijnt de Google Agenda-afspraak die je wilt notuleren. Google Docs maakt nu een sjabloon aan voor vergadernotities. In het document kun je precies noteren welke deelnemers en actiepunten er zijn. Ook heb je meer dan genoeg ruimte om aantekeningen te maken. Gebruik deze handige functie en je bent altijd klaar voor de volgende vergadering.

3. Schrijven en opmaken in markdown

Google Docs helpt je met het samenstellen van documenten met markdown. Zo hebben jouw documenten altijd een professionele en overzichtelijke uitstraling. Het enige wat je hoeft te doen is de functie in te schakelen. Selecteer in het gewenste document de categorie ‘extra’ en klik op ‘voorkeuren’. Vink hier het vakje ‘automatisch Markdown detecteren’ aan en bevestig. Zodra de functie is ingeschakeld, kun je documenten opmaken met markdown en je tekst snel en makkelijk bijwerken.

Markdown instellen
Vink deze optie aan. (Afbeelding: Digitaltrends)

4. Werken met dropdownmenu’s

Dropdownmenu’s zijn een van de snelste manieren om gegevens in te voeren, vragen te beantwoorden en keuzes te maken in documenten. In Google Docs kun je binnen enkele minuten een vooraf ingestelde dropdownmenu invoegen. Je kan er ook zelf een maken. Klik allereerst op ‘invoegen’ en druk daarna op ‘dropdownmenu’. Kies vervolgens een vooraf ingestelde vervolgkeuzelijst of maak je eigen.

Dropdownmenu Google Docs
Maak hier je keuze. (Afbeelding: Digitaltrends)

5. Voeg een watermerk toe

Tot eind 2021 kon je alleen met de tekentool een watermerk aanmaken. Een nieuwe update van Google Docs heeft dit gelukkig veranderd. Je kunt nu elke afbeelding of tekst als watermerk invoegen. Klik eerst op ‘invoegen’ en selecteer ‘watermerk’. Maak in de zijbalk een watermerk aan door een tekst te typen, of upload een afbeelding. Gebruik je de tekstoptie dan kun je nog het lettertype aanpassen en de tekst opmaken. Druk op ‘gereed’ als je tevreden bent.

Zo bizar vaak per dag worden jouw gegevens op het internet verhandeld

Source